仕事の場面で「伝えたつもりが、相手にうまく伝わっていなかった」「要点をまとめるのが苦手」と感じたことはありませんか？
ビジネスシーンでは、限られた時間の中で正確に情報を伝えることが求められます。そのために必要なのが「要約力」です。
この記事では、要約力を鍛えるための具体的な方法や、実際のビジネスで活かすためのポイントを解説します。
なぜ要約力が重要なのか？
要約力とは、情報の本質を見極め、簡潔に伝える力のことです。このスキルを身につけることで、以下のようなメリットがあります。
- 上司や同僚との報連相（報告・連絡・相談）がスムーズになる
- 会議やプレゼンで、要点を明確に伝えられる
- メールや資料作成が効率的になり、業務時間を短縮できる
- クライアントや取引先との円滑なコミュニケーションにつながる
逆に、要約力がないと「ダラダラと話してしまい、結局何を伝えたいのかわからない」「情報が多すぎて相手が混乱する」といった問題が発生しやすくなります。
要約力を鍛える3つの方法
1. 5W1Hで整理する
要約する際に「5W1H（Who・When・Where・What・Why・How）」を意識すると、情報の整理がしやすくなります。
例えば、会議の報告をする場合：
「昨日（When）、本社で（Where）、新製品の発表会がありました（What）。この発表会は、販売促進のために実施され（Why）、マーケティング部が主催しました（Who）。発表後、多くのメディアに取り上げられました（How）。」
このように、必要な情報を整理することで、簡潔に伝えることができます。
2. 「結論→理由→具体例」の順番で話す
要約力がある人は「結論」を先に述べ、その後に理由や具体例を補足します。
例えば、上司にプロジェクトの進捗を報告する際：
「結論：プロジェクトは予定通り進行中です。
理由：現在、開発フェーズが完了し、テスト段階に入っています。
具体例：テストの初期段階では問題なく動作しており、スケジュール通り進んでいます。」
このように伝えると、相手は重要なポイントをすぐに把握できます。
3. 要約トレーニングを習慣化する
要約力を鍛えるには、日々のトレーニングが重要です。以下のような方法を試してみましょう。
- ニュース記事を1分で要約する（要点だけを抜き出す練習）
- 会議やプレゼン後に「30秒で説明する」練習をする
- ビジネス書を読んだ後、要点を3行でまとめる
継続的に練習することで、自然と要約力が向上します。
まとめ
要約力は、仕事の効率を上げ、コミュニケーションをスムーズにするために欠かせないスキルです。
今日からできる要約力向上のポイントは以下の3つ：
- 5W1Hを意識して情報を整理する
- 「結論→理由→具体例」の順番で話す
- 日々のトレーニングを習慣化する
ぜひ、日常の業務で意識して実践してみてください！
最後に、要約力をさらに高めたい方のために、おすすめの書籍や動画も紹介しておきます。
参考資料
この記事が皆さんの仕事の効率向上に役立てば幸いです！