共通言語化とは？シンプルに解説
共通言語化とは、異なる立場やバックグラウンドを持つ人々が、同じ意味で情報を理解し、共有できるようにすることを指します。仕事の現場では、職種や役職ごとに使う言葉や概念が異なるため、認識のズレが生じることがあります。このズレを最小限にし、意思疎通をスムーズにするのが共通言語化の目的です。
例えば、「売上を上げる」という言葉一つをとっても、営業担当者にとっては「契約を増やすこと」、マーケティング担当者にとっては「集客を増やすこと」、エンジニアにとっては「UXを改善すること」かもしれません。これらの認識を一致させることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
なぜ仕事において共通言語化が求められるのか？
仕事における共通言語化の重要性は、主に以下の3点に集約されます。
- 意思疎通の精度向上
- 認識のズレがなくなり、ミスや誤解を防げる。
- 目的や目標が明確になり、チーム全体の動きが統一される。
- 業務の効率化
- 共通認識があることで、説明にかかる時間が減る。
- 余計な確認作業が不要になり、スムーズに業務を進められる。
- 組織の成長と成果の最大化
- 各メンバーが共通のゴールを理解し、協力しやすくなる。
- リーダーシップが発揮しやすくなり、チームの生産性が向上する。
共通言語化ができる人の特徴とは？
複雑な内容をシンプルに伝える力がある
共通言語化が得意な人は、専門用語や難しい概念を誰にでもわかりやすく説明できるスキルを持っています。これは、単に言葉を簡単にするだけではなく、相手の理解度に合わせた情報の伝え方を工夫することを意味します。
例えば、ITエンジニアが営業チームに新しいシステムの導入メリットを説明するとき、技術的な専門用語ばかり使ってしまうと、営業側は理解できず、納得感を持てません。しかし、「このシステムを導入すると、顧客情報を一元管理でき、案件ごとのフォローアップがしやすくなります」と具体的なビジネスメリットを交えて説明すれば、営業チームも理解しやすくなります。
相手に合わせた言葉を選べる
共通言語化ができる人は、相手の知識や経験を考慮しながら適切な言葉を選ぶことができます。これは、同じ内容を伝える場合でも、対象者に応じて表現を変える能力です。
例えば、経営層に対しては「売上へのインパクト」や「ROI（投資対効果）」を強調し、現場の担当者には「日々の業務負担の軽減」や「作業時間の短縮」といった視点で説明することで、相手に響く伝え方ができます。
話すだけでなく、聞く力も高い
共通言語化は一方的に発信するだけではなく、相手の意図や認識を正しく理解する力も必要です。話し手の言葉の背景や目的を汲み取り、適切なフィードバックをすることで、双方の認識をすり合わせることができます。
例えば、部下が「この作業は効率が悪いので改善したい」と言った場合、単に「具体的にどうしたいの？」と聞くのではなく、「どこが非効率だと感じているのか？」と深掘りし、相手の考えを引き出すことで、より本質的な課題解決につながります。
なぜ共通言語化できる人は昇格しやすいのか？
上司・同僚・部下との意思疎通がスムーズになる
共通言語化ができる人は、あらゆる立場の人とスムーズにコミュニケーションが取れるため、組織内での信頼を得やすくなります。
例えば、プロジェクトリーダーがメンバーに「来週までにこの資料を仕上げてください」と指示したとします。しかし、「どのようなフォーマットで？」「誰に向けた内容？」といった情報が不足していると、メンバーは混乱し、無駄な時間が発生します。共通言語化ができる人は、「クライアント向けの提案資料として、主要3社の競合分析を含めた内容で作成してください」と、具体的な指示を出せるため、業務がスムーズに進みます。
組織の成果に貢献しやすくなる
チーム全体で共通言語を持つことで、業務の方向性が統一され、組織の成果に直結します。共通認識があると、無駄な摩擦が減り、チーム全体の生産性が向上します。
リーダーシップを発揮しやすくなる
明確な指示・説明ができる人は、自然とリーダー的な立場になりやすいです。上司からの信頼も厚くなり、昇格のチャンスが増えます。
まとめ：共通言語化を身につけて仕事の評価を上げよう！
共通言語化は、仕事において非常に重要なスキルです。単なる「伝える力」ではなく、「相手と同じ認識を持つ力」が求められます。このスキルを高めることで、仕事の評価が上がり、昇格のチャンスも増えます。
まずは、身近な業務から意識してみましょう。例えば、ミーティングで話す際に「この説明で全員が同じイメージを持てるか？」と自問することから始めるのも良いでしょう。共通言語化を意識しながら、より良い仕事環境を築いていきましょう！